Chez Lab’l Consulting nous nous occupons de 2 aspects principaux concernant la mobilité de vos collaborateurs :
- Les voyages professionnels (formations, commerce, visites de sites …)
- Les processus périphériques à ces déplacements tels que la gestion des dépenses professionnelles, la sécurité, les politiques de voyages ou de remboursement, la veille et la communication, le reporting et le pilotage des dépenses ou encore les moyens alternatifs aux déplacements
Pour illustrer les applications possibles, voici 2 exemples :
Une société opérant dans l’industrie de la chimie rencontre chaque année des difficultés d’organisation pour envoyer ses salariés sur différents salons professionnels à travers le monde. Un audit des processus révèle qu’un partenariat avec une agence de voyages serait la meilleure façon d’enrayer ces difficultés mais aussi de supprimer de nombreux coûts cachés liés à la complexité de gestion autour de ces événements. En effet l’agence de voyages a la capacité d’intervenir sur l’ensemble de la chaîne en gérant les hébergements, l’organisation des transports de chaque participant, les modifications en cours de voyages mais elle permet également à l’entreprise de ne plus avancer la trésorerie pour toutes ses dépenses et donc de ne plus gérer une multitude d’entrées en comptabilité en bénéficiant d’un relevé d’opérations unique.
Une société de maintenance et de logistique rencontre chaque mois des difficultés pour assurer ces besoins en fond de roulement. En analysant la situation, il s’avère que 2 leviers peuvent être utilisés pour répondre à ces difficultés. Le premier concerne la refacturation des frais de déplacement qui est gérée manuellement et ne permet donc pas une refacturation exhaustive et efficace. Le second concerne la récupération de TVA qui n’est réalisée que partiellement, notamment pour les dépenses réalisées en-dehors de la France. La mise en place d’une solution de gestion des frais professionnels a permis d’automatiser les deux processus et ainsi de générer de la trésorerie supplémentaire.
En résumé, les impacts de la mobilité de vos collaborateurs sont nombreux et la majorité des service de votre entreprise sont concernés. Ci-dessous une liste (non exhaustive) d’éléments à prendre en compte lorsque l’on parle de voyages d’affaires ou de gestion des frais professionnels :
- Le pilotage de vos finances (trésorerie, besoin en fond de roulement)
- La santé et la sûreté de vos collaborateurs (stress, fatigue, absentéisme ou au contraire bien-être, confiance)
- La productivité de vos collaborateurs
- La pertinence, la fiabilité et la durabilité de vos achats et partenaires
- La gestion et la fiabilité de vos flux comptables
- Le contrôle et le reporting (pertinence d’un déplacement, fraude, contrôle de gestion …)
- L’impact environnemental et les alternatives au déplacement
